So unterschreiben Sie ein Dokument elektronisch: Schritt für Schritt

Die Möglichkeit, Dokumente elektronisch zu unterzeichnen, ist für Geschäftsleute im modernen digitalen Zeitalter unverzichtbar geworden. Vorbei sind die Zeiten des Druckens, Unterschreibens und Scannens von Dokumenten. Jetzt können Sie Dokumente mit wenigen Klicks elektronisch unterzeichnen. Das spart Ihnen Zeit und optimiert Ihre Geschäftsabläufe. Dieser Artikel zeigt Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Dokumente sicher online unterzeichnen. So behalten Sie die Nase vorn und optimieren Ihre Abläufe - unabhängig von Ihrer Erfahrung.

Was ist eine elektronische Signatur (E-Signatur)?

Eine handschriftliche Unterschrift, die zum Unterzeichnen elektronischer Dokumente verwendet werden kann, wird als elektronische Signatur (E-Signatur) bezeichnet. Sie dient als sicherer, rechtsverbindlicher Mechanismus zur Authentifizierung der Identität und der Absicht des Unterzeichners, das Dokument zu unterzeichnen. Elektronische Signaturen können auf verschiedene Arten erstellt werden, von der Eingabe eines Namens über die Unterschrift auf einem Touchscreen bis hin zur Verwendung eines digitalen Signaturpads.

Der Einsatz dieser Methoden ist in Branchen wie dem Finanz-, Immobilien-, Gesundheits- und Rechtsdienstleistungssektor weit verbreitet, da sie dazu dienen, Prozesse zu beschleunigen, papierbasierte Transaktionen zu reduzieren und die Betriebseffizienz zu optimieren.

Die elektronischen Signaturen im globalen und nationalen Handel ( ESIGN ) Act, der Electronic Transactions Act und die Electronic Identification and Trust Services Regulation ( eIDAS ) sind nur einige der internationalen Gesetze und Vorschriften, die für elektronische Signaturen gelten. Diese Vorschriften gewährleisten, dass elektronische Signaturen geschützt und ebenso rechtsverbindlich sind wie herkömmliche handschriftliche Unterschriften, indem sie ihnen Rechtsgültigkeit und Durchsetzbarkeit verleihen.

Wie funktioniert die elektronische Signatur?

Bei elektronischen Signaturen wird Verschlüsselungstechnologie eingesetzt, um sowohl die Identität des Unterzeichners als auch das zu unterzeichnende Dokument zu schützen. Bei der elektronischen Signatur wird ein eindeutiger digitaler Fingerabdruck (Hash) erstellt und dem Dokument hinzugefügt. Mithilfe dieses Hashs werden alle nach der Signatur vorgenommenen Änderungen am Dokument erkannt und Manipulationen verhindert.

Digitale Zertifikate, SMS-Verifizierung und E-Mail-Authentifizierung sind nur einige der zusätzlichen Methoden zur Überprüfung der Identität des Unterzeichners. Dadurch wird sichergestellt, dass die unterzeichnende Person diejenige ist, für die sie sich ausgibt, und dass ihr Unterschriftswunsch dokumentiert wird.

Unternehmen können ihre Effizienz steigern, indem sie Abläufe optimieren, papierbasierte Transaktionen reduzieren und sichere und effektive elektronische Signaturen implementieren. Unternehmen profitieren von der Integration dieser Technologie in ihre Betriebsabläufe, da sie eine rechtsverbindliche Möglichkeit zur Unterzeichnung von Dokumenten bietet.

So signieren Sie ein Dokument elektronisch

Elektronische Signaturen bieten eine bequeme und sichere Möglichkeit, Dokumente zu unterzeichnen, ohne dass physische Kopien oder persönliche Treffen erforderlich sind. Hier finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur elektronischen Signatur eines Dokuments:

1. Wählen Sie ein Tool zur Erstellung elektronischer Signaturen: Es gibt verschiedene Online-Tools zum Erstellen elektronischer Signaturen, wie zum Beispiel Adobe Reader, Signnow, Windows, Words und Artlogo. Wählen Sie ein Tool, das benutzerfreundlich ist und Ihren Anforderungen entspricht.
2. Registrieren Sie sich für ein Konto: Nachdem Sie einen Signaturerstellungstool Ihrer Wahl ausgewählt haben, erstellen Sie ein Konto, indem Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und alle anderen erforderlichen Angaben eingeben.
3. Dokument hochladen: Laden Sie das zu unterzeichnende Dokument über das Signaturtool hoch. Klicken Sie dazu in der Regel auf die Schaltfläche "Hochladen" oder "Datei auswählen" und wählen Sie das Dokument von Ihrem Computer oder aus Ihrem Cloud-Speicher aus. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm bis zum nächsten Schritt.
4. Erstellen Sie Ihre Signatur: Nutzen Sie das Signatur-Erstellungstool, um Ihre Signatur zu erstellen und anzupassen. Je nach Tool können Sie Ihre Signatur entweder mit der Maus oder einem Touchscreen zeichnen oder ein Bild Ihrer bestehenden Signatur hochladen.
5. Platzieren Sie Ihre Unterschrift im Dokument: Nachdem Sie Ihre Unterschrift erstellt haben, verwenden Sie das Signatur-Erstellungstool, um sie an die richtige Stelle im Dokument anzuhängen. Bei Bedarf können Sie auch weitere Details wie Datum und Initialen hinzufügen.
6. Überprüfen und abschließen: Bevor Sie das Dokument abschließen, überprüfen Sie es, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Felder korrekt ausgefüllt sind und die Signatur korrekt angezeigt wird. Nehmen Sie alle erforderlichen Änderungen oder Anpassungen vor, bevor Sie fortfahren.
7. Dokument fertigstellen und speichern: Wenn Sie mit dem Dokument und der Platzierung der Signatur zufrieden sind, speichern Sie eine Kopie. Die meisten Tools für elektronische Signaturen ermöglichen das Speichern als PDF oder in einem anderen gängigen Dateiformat.
8. Dokument teilen oder versenden: Je nach Bedarf können Sie das signierte Dokument nun mit anderen teilen oder an die gewünschten Empfänger versenden. Dies kann per E-Mail, über Filesharing-Plattformen oder durch die Bereitstellung eines Download-Links erfolgen.

Welche Arten elektronischer Signaturen gibt es?

Es gibt drei verschiedene Arten elektronischer Signaturen: qualifizierte, fortgeschrittene und einfache elektronische Signaturen. Einfache elektronische Signaturen können jede Art elektronischer Signatur sein, einschließlich der Eingabe eines Namens am Ende einer E-Mail oder dem Scannen einer handschriftlichen Unterschrift. Fortgeschrittene elektronische Signaturen sind sicherer und umfassen zusätzliche Schritte, wie beispielsweise ein digitales Zertifikat, um die Identität des Unterzeichners zu bestätigen.

Die sichersten elektronischen Signaturen sind qualifizierte Signaturen. Diese erfordern ein digitales, staatlich ausgestelltes Zertifikat, das den Unterzeichner authentifiziert. Finanzdienstleistungen, medizinische und juristische Dienstleistungen sind nur einige der stark regulierten Bereiche, in denen diese Art von Signaturen regelmäßig zum Einsatz kommt.

Was ist der Unterschied zwischen einer elektronischen Signatur und einer herkömmlichen Signatur?

Elektronische Signaturen bieten einen digitalen Ersatz, der online und aus der Ferne durchgeführt werden kann, während herkömmliche handschriftliche Unterschriften die physische Unterschrift eines Dokuments mit einem Stift erfordern. Mit elektronischen Signaturen können Sie Dokumente schneller und einfacher unterzeichnen, ohne sie ausdrucken, scannen oder per Post versenden zu müssen. Dank ihrer hohen Sicherheits- und Compliance-Standards können Unternehmen kostspielige und ineffiziente Papierprozesse reduzieren.

Die 5 wichtigsten Vorteile der elektronischen Signatur

Zeitsparend

Elektronische Signaturen ermöglichen die schnelle und einfache Unterzeichnung von Dokumenten, Verträgen und Vereinbarungen, ohne dass diese ausgedruckt, gescannt oder per Post versendet werden müssen. Dies spart Unternehmen wertvolle Zeit und steigert die Produktivität.

Kostengünstig

Durch die Reduzierung des Bedarfs an papierbasierten Transaktionen können Unternehmen Druck-, Porto- und Lagerkosten sparen.

Sicherheit

Elektronische Signaturen bieten ein hohes Maß an Sicherheit und Konformität und stellen sicher, dass Dokumente nicht manipuliert werden und die Identität des Unterzeichners bestätigt wird.

Geschwindigkeit und Komfort

Elektronische Signaturen können online und aus der Ferne ausgeführt werden, sodass Unternehmen Dokumente schneller und einfacher von überall auf der Welt unterzeichnen können.

Rechtlich bindend

Elektronische Signaturen haben die gleiche Rechtsgültigkeit wie herkömmliche Unterschriften und bieten eine sichere und wirksame Möglichkeit, Dokumente zu unterzeichnen.

Gibt es einen Unterschied zwischen digitalen und elektronischen Signaturen?

Ja, es gibt einen Unterschied zwischen digitalen und elektronischen Signaturen. Elektronische Signaturen sind zwar eine Form digitaler Signaturen, aber nicht dasselbe. Digitale Signaturen nutzen Datenverschlüsselungstechnologie, um zusätzliche Sicherheit zu bieten und sicherzustellen, dass das Dokument nicht manipuliert oder verändert wurde.

Sie erfordern außerdem Integrität durch die Verwendung eines digitalen Zertifikats zur Authentizität der Identität des Unterzeichners. Elektronische Signaturen hingegen können so einfach sein wie ein gescanntes Bild einer Unterschrift oder ein getippter Name. Sie sind zwar ebenfalls sicher, bieten aber möglicherweise nicht den gleichen Schutz wie eine digitale Signatur.

Was ist eine digitale Signatur?

Eine digitale Signatur ist ein elektronisches Symbol, das zur Überprüfung der Authentizität und Integrität eines digitalen Dokuments verwendet wird . Im Wesentlichen handelt es sich um eine elektronische Signatur, die mithilfe einer Kombination aus mathematischen Algorithmen und Verschlüsselungsschlüsseln erstellt wird. Digitale Signaturen werden in der Geschäftswelt häufig zur Authentifizierung wichtiger Dokumente, Verträge und Vereinbarungen eingesetzt.

So erstellen Sie eine digitale Signatur

1. Wählen Sie einen Anbieter für digitale Signaturen: Suchen Sie nach einem zuverlässigen Anbieter für digitale Signaturen wie Artlogo und wählen Sie ihn aus , der eine sichere Infrastruktur zum Erstellen und Verwalten digitaler Signaturen bietet.
2. Erstellen Sie eine digitale ID: Melden Sie sich beim Anbieter für ein digitales Signaturkonto an und geben Sie Ihre Basisinformationen an.
3. Laden Sie Ihre Unterschrift hoch: Laden Sie Ihre Unterschrift mit einem digitalen Stift oder durch Fotografieren beim Anbieter digitaler Signaturen hoch.
4. Geben Sie Ihre Signatur an: Geben Sie Größe, Schriftart und Farbe Ihrer Signatur Ihren Wünschen an.
5. Bestätigen Sie Ihre Identität: Bestätigen Sie Ihre Identität durch einen sicheren Prozess, der vom Anbieter der digitalen Signatur definiert wird.
6. Fügen Sie Ihre Unterschrift ein: Sobald Ihre Identität überprüft wurde, können Sie damit Dokumente erstellen und unterzeichnen.
7. Speichern und teilen: Nach dem Einfügen Ihrer Unterschrift speichern Sie das Dokument und geben es an die relevanten Parteien weiter.
8. Überprüfen Sie die Echtheit der Signatur: Der Anbieter digitaler Signaturen verwendet ein digitales Zertifikat, um die Echtheit Ihrer Signatur und des Dokuments sicherzustellen.
9. Speichern Sie Ihre Unterschrift: Der Anbieter digitaler Signaturen speichert Ihre Unterschrift sicher für die zukünftige Verwendung.
10. Aktualisieren Sie Ihre Signatur: Wenn Sie Ihre Signatur aktualisieren müssen, wiederholen Sie einfach die obigen Schritte.

Indem Sie diese einfachen Schritte befolgen, können Sie schnell und einfach Ihre eigene digitale Signatur erstellen, die Ihnen dabei hilft, wichtige Dokumente sicher und effizient zu prüfen und zu unterzeichnen.

Erstellen eines Signaturbilds oder einer Signaturzeichnung

Eine digitale Signatur kann auf zwei Arten erstellt werden: durch Scannen Ihrer Handschrift oder durch Zeichnen mit einem digitalen Stift. Wenn Sie lieber ein Bild erstellen möchten, unterschreiben Sie einfach mit einem dunklen Stift auf einem weißen Blatt Papier und scannen oder fotografieren Sie es anschließend. Laden Sie das Bild anschließend als JPEG-, PNG- oder PDF-Datei beim Anbieter für digitale Signaturen hoch.

Wenn Sie Ihre Unterschrift lieber zeichnen möchten, können Sie dies mit einem Touchscreen-Gerät und einem digitalen Stift oder Pad tun, um sie individuell zu gestalten. Sobald Sie Ihre Unterschrift erstellt haben, speichern Sie sie als Bild oder verwenden Sie eine digitale Signatursoftware, um Dokumente direkt auf Ihrem Gerät digital zu unterschreiben.

Mit den digitalen Signaturdiensten von Artlogo können Sie Ihre Unterschrift ganz einfach hochladen, anpassen und auf Papier verwenden - egal, ob Sie ein Bild erstellen oder von Hand zeichnen. Sie können Dokumente mit Artlogo unterschreiben und sich darauf verlassen, dass Ihre Unterschrift sicher, legitim und rechtsgültig ist.

Werden elektronische Signaturen in allen Ländern akzeptiert?

Weltweit werden elektronische Signaturen zunehmend als gültiges Mittel zum Unterzeichnen von Dokumenten akzeptiert. Allerdings gibt es regionale Unterschiede in den Gesetzen und Vorschriften für elektronische Signaturen. In den meisten Ländern gelten Gesetze, die elektronische Signaturen unter bestimmten Umständen handschriftlichen Signaturen gleichstellen.

Rechtsgrundlagen für die Nutzung elektronischer Signaturen sind in den USA beispielsweise der Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) und der Uniform Electronic Transactions Act ( UETA ). Innerhalb der Europäischen Union wurde mit der eIDAS-Verordnung ein einheitlicher Rechtsrahmen für elektronische Signaturen geschaffen, der deren Legitimität und Rechtskraft gewährleistet.

Die Verwendung eines digitalen Zertifikats, das von einer unabhängigen Drittpartei ausgestellt wurde, ist eine der Anforderungen, die manche Länder für elektronische Signaturen stellen. Um die Einhaltung nationaler Regeln und Vorschriften zu gewährleisten, ist es wichtig, sich von Rechtsexperten oder Regierungsorganisationen des jeweiligen Landes beraten zu lassen.

So erstellen Sie kostenlos online eine elektronische Signatur

So erstellen Sie kostenlos online eine elektronische Signatur:

1. Wählen Sie ein Tool zur Signaturerstellung: Es stehen online mehrere Tools zur Erstellung elektronischer Signaturen zur Verfügung. Artlogo ist das am einfachsten und schnellsten zu verwendende.
2. Registrieren Sie sich für ein Konto: Wenn Sie sich für ein Tool zur Signaturerstellung entschieden haben, registrieren Sie sich für ein Konto, indem Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und andere erforderliche Informationen angeben.
3. Dokument hochladen: Laden Sie das zu signierende Dokument in das Tool zur Signaturerstellung hoch.
4. Erstellen Sie Ihre Signatur: Nutzen Sie das Signatur-Erstellungstool, um Ihre Signatur zu erstellen und anzupassen. Sie können Ihre Signatur mit der Maus oder einem Touchscreen zeichnen oder ein Bild Ihrer Signatur hochladen.
5. Platzieren Sie Ihre Unterschrift: Sobald Ihre Unterschrift erstellt ist, platzieren Sie sie an der gewünschten Stelle im Dokument. Sie können auch weitere notwendige Informationen wie Datum und Initialen hinzufügen.
6. Senden Sie das Dokument: Sobald Sie das Dokument unterzeichnet haben, können Sie es zur Unterschrift oder Genehmigung an die andere Partei senden.

Eine schnelle und kostengünstige Lösung zur Automatisierung von Arbeitsabläufen und zur Optimierung von Unternehmensabläufen ist die Erstellung elektronischer Signaturen. Sie bieten eine schnelle, kostengünstige, sichere und zuverlässige Möglichkeit, Dokumente zu unterzeichnen. Erwägen Sie den Einsatz elektronischer Signaturen für Ihre Unternehmenszwecke, falls Sie dies noch nicht tun. Wenn Sie erfahren möchten, wie Sie eine digitale Signatur erstellen , lesen Sie unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Was ist ein elektronisches Siegel (E-Siegel)?

Neben elektronischen Signaturen können Sie auch elektronische Siegel ( E-Siegel ) verwenden, um Ihre digitalen Dokumente zusätzlich zu schützen. Ein E-Siegel ist das digitale Äquivalent eines herkömmlichen Siegels auf Papierdokumenten. Eine eindeutige Kennzeichnung bestätigt die Echtheit und Unverfälschtheit eines Dokuments und stellt sicher, dass es unverfälscht bleibt.

Die Verwendung eines elektronischen Siegels erhöht die Sicherheit digitaler Dokumente durch zusätzlichen Schutz vor Manipulationen oder Änderungen. Diese erhöhte Sicherheitsmaßnahme ist besonders vorteilhaft für Unternehmen, die vertrauliche Informationen, einschließlich Rechts- und Finanzdokumente, verwalten.

Sind mit der Verwendung elektronischer Signaturen Risiken verbunden?

Die Verwendung elektronischer Signaturen birgt wie jede andere Technologie potenzielle Risiken. Richtig eingesetzt können elektronische Signaturen jedoch eine sicherere Alternative zu herkömmlichen Unterschriften auf Papier darstellen.

Das Betrugs- oder Manipulationspotenzial ist eine Sorge. Eine Unterschrift oder ein Dokument könnte möglicherweise verändert werden, wenn jemand unberechtigt darauf zugreift. Deshalb ist es wichtig, einen etablierten Anbieter für elektronische Signaturen zu wählen, der Verschlüsselungs- und Authentifizierungstechniken einsetzt, um unberechtigten Zugriff zu verhindern und die Gültigkeit der Signatur zu gewährleisten.

Abschluss

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Effizienz und Sicherheit Ihres Dokumenten-Workflows und -Speicherung durch den Einsatz elektronischer Signaturen und Siegel deutlich verbessert werden kann. Sie sparen Zeit und vermeiden den physischen Versand von Dokumenten durch elektronische Signaturen. Elektronische Siegel erhöhen die Sicherheit zusätzlich, indem sie die Legitimität Ihrer elektronischen Dokumente überprüfen und Fälschungen verhindern. Die mit elektronischen Signaturen verbundenen Risiken können durch die Zusammenarbeit mit zuverlässigen Anbietern, die starke Authentifizierungs- und Verschlüsselungsmethoden verwenden, reduziert werden. Setzen Sie auf die moderne Praxis der digitalen Signatur von Dokumenten, um Zeit und Aufwand in Ihrem Geschäftsbetrieb zu sparen.

Abschließende Gedanken

Bei Artlogo liefern wir mehr als nur eine Unterschrift - wir verleihen jedem digitalen Dokument, das Sie unterschreiben, eine persönliche und unverwechselbare Note. Ob Sie in der Rechts-, Medizin- oder Finanzwelt tätig sind, unser Signaturservice garantiert Ihnen ein sicheres Signaturerlebnis, das sowohl auf Papier als auch digital einen bleibenden Eindruck hinterlässt. Geben Sie sich nicht mit einem generischen elektronischen Signaturdesign zufrieden, sondern heben Sie sich mit dem handschriftlichen Signaturservice von Artlogo ab .