Wie man sich in einer E-Mail vorstellt: Experten-Tipps

Als Experte für Geschäftsentwicklung wissen Sie, wie wichtig es ist, einen starken ersten Eindruck zu hinterlassen. Und wenn es darum geht, sich per E-Mail vorzustellen, ist es von entscheidender Bedeutung, es richtig zu machen. Deshalb haben wir diesen umfassenden Leitfaden zusammengestellt, damit Sie die Kunst der Selbstvorstellung in einer E-Mail beherrschen. Von der richtigen Tonalität bis hin zur Hervorhebung Ihrer wichtigsten Errungenschaften bieten wir Ihnen umsetzbare Tipps und Beispiele aus der Praxis, mit denen Sie einen bleibenden Eindruck hinterlassen. Machen Sie sich bereit, Ihr E-Mail-Spiel zu verbessern und einen bleibenden Eindruck bei Ihren Empfängern zu hinterlassen.

Warum E-Mail-Einführungen wichtig sind 

E-Mail-Einführungen sind in der Welt der Geschäftsentwicklung aus mehreren Gründen wichtig. In erster Linie dienen sie als erster Kontaktpunkt mit potenziellen Kunden, Partnern oder Kollegen. Eine gut formulierte E-Mail-Einführung kann einen bleibenden Eindruck hinterlassen und den Ton für zukünftige Interaktionen angeben.

Darüber hinaus bieten E-Mail-Einführungen die Möglichkeit, Ihre Professionalität, Ihr Fachwissen und Ihr einzigartiges Leistungsversprechen zu präsentieren. Indem Sie sich effektiv vorstellen, können Sie Glaubwürdigkeit und Vertrauen beim Empfänger aufbauen, was die Wahrscheinlichkeit einer positiven Antwort und eines weiteren Engagements erhöht.

Außerdem, spielen E-Mail-Einführungen eine entscheidende Rolle beim Aufbau von Beziehungen und öffnen Türen zu neuen Möglichkeiten. Eine durchdachte und persönliche Einführung kann Ihnen helfen, eine Verbindung mit dem Empfänger herzustellen und Ihr echtes Interesse und Ihre Bereitschaft zur Zusammenarbeit zu zeigen. Dies kann zu fruchtbaren Partnerschaften, Geschäftswachstum und erweiterten Netzwerken führen.

Wie man sich in einer E-Mail vorstellt

Wenn es darum geht, sich in einer E-Mail vorzustellen, ist es wichtig, einen schrittweisen Prozess zu befolgen, um Klarheit, Professionalität und Effektivität zu gewährleisten. Hier finden Sie eine ausführliche Anleitung, wie Sie sich in einer E-Mail vorstellen und dabei die von Ihnen erwähnten Schlüsselwörter einbeziehen:

1. Betreffzeile: Beginnen Sie mit einer aussagekräftigen Betreffzeile, die die Aufmerksamkeit des Empfängers erregt und den Zweck Ihrer E-Mail deutlich macht. Zum Beispiel: "Einführung: [Ihr Name] - [Name des Unternehmens]".
2. Begrüßung: Beginnen Sie Ihre E-Mail mit einer förmlichen Begrüßung, in der Sie den Empfänger mit dem entsprechenden Titel und Nachnamen ansprechen. Zum Beispiel: "Sehr geehrter Herr Smith" oder "Sehr geehrter Herr Dr. Johnson".
3. Selbstdarstellung: Im einleitenden Absatz, stellen Sie sich kurz vor Ihren Namen und Ihre derzeitige Position oder Rolle in Ihrem Unternehmen vor. Zum Beispiel: "Mein Name ist [Ihr Name], und ich bin Business Development Manager bei [Name des Unternehmens].
4. Zweck: Geben Sie den Zweck Ihrer E-Mail klar und deutlich an. Haben Sie sich aus einem bestimmten Grund gemeldet, z. B. um ein Treffen zu vereinbaren oder eine Zusammenarbeit zu suchen? Fassen Sie sich kurz und präzise. Zum Beispiel: "Ich schreibe, um um ein Treffen zu bitten, um mögliche Partnerschaftsmöglichkeiten zwischen unseren Unternehmen zu besprechen.
5. Nachricht: Im Hauptteil der E-Mail sollten Sie mehr über sich, Ihr Fachwissen und Ihr Unternehmen schreiben. Heben Sie relevante Erfahrungen, Erfolge oder Projekte hervor, die Ihre Glaubwürdigkeit und Ihren Wert demonstrieren. Beispiel: "Mit mehr als 10 Jahren Erfahrung in der Branche habe ich erfolgreich zahlreiche Geschäftsentwicklungsinitiativen geleitet, die zu einem erheblichen Umsatzwachstum bei meinen früheren Kunden geführt haben."
6. Personalisierung: Wenn möglich, personalisieren Sie Ihre E-Mail indem Sie etwas Spezifisches über den Empfänger oder sein Unternehmen erwähnen. Damit zeigen Sie, dass Sie recherchiert haben und wirklich daran interessiert sind, mit dem Empfänger in Kontakt zu treten. Zum Beispiel: "Ich bin vor kurzem auf die beeindruckenden Marktexpansionsbemühungen Ihres Unternehmens gestoßen und glaube, dass es zwischen unseren Organisationen potenzielle Synergien geben könnte."
7. Aufforderung: Geben Sie klar und deutlich an, was Sie sich vom Empfänger wünschen oder was er tun soll. Seien Sie höflich und rücksichtsvoll in Ihrem Ton. Zum Beispiel: "Ich wäre Ihnen dankbar, wenn wir so bald wie möglich einen Termin für ein Treffen vereinbaren könnten, um Möglichkeiten der Zusammenarbeit zu erkunden.
8. Förmlichkeit: Behalten Sie in der gesamten E-Mail einen förmlichen Ton bei, verwenden Sie eine professionelle Sprache und vermeiden Sie Slang oder saloppe Ausdrücke. Dies trägt dazu bei, ein Gefühl von Professionalität und Respekt zu vermitteln.
9. Schließen: Schließen Sie Ihre E-Mail mit einem höflichen Schlusswort ab, z. B. "Vielen Dank für Ihre Zeit und Aufmerksamkeit".
10. Unterschrift: Fügen Sie eine professionelle E-Mail-Signatur die Ihren vollständigen Namen, Ihre Berufsbezeichnung, Ihre Kontaktinformationen und alle relevanten Social-Media-Profile oder Website-Links enthält.

Vergessen Sie nicht, Ihre E-Mail auf eventuelle Fehler oder Tippfehler zu überprüfen, bevor Sie auf die Schaltfläche "Senden" klicken. Wenn Sie diesen Schritt-für-Schritt-Prozess befolgen und diese Schlüsselwörter einbeziehen, können Sie sich in einer E-Mail effektiv vorstellen und einen positiven Eindruck bei Ihren Empfängern hinterlassen.

Wie schreibt man eine Einleitung für eine E-Mail?

Hier sind 3 verschiedene Beispiele für E-Mail-Einführungen:

Einführung für eine Networking-Gelegenheit

Betreffzeile: Einleitung: [Ihr Name] - [Ihr Unternehmen]

Sehr geehrter [Name des Empfängers],

Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut erreicht. Mein Name ist [Ihr Name], und ich bin der [Ihre Position] bei [Ihr Unternehmen]. Ich bin vor kurzem auf Ihr Profil auf [Netzwerkplattform] gestoßen und war beeindruckt von Ihrem Fachwissen in [spezifisches Gebiet]. Ich glaube, dass es potenzielle Synergien zwischen unseren Unternehmen gibt und würde gerne mögliche Kooperationsmöglichkeiten ausloten.

Ich wäre Ihnen dankbar, wenn wir ein kurzes Telefonat oder ein Treffen vereinbaren könnten, um zu besprechen, wie wir gegenseitig von einer Partnerschaft profitieren können. Bitte lassen Sie mich wissen, wann Sie Zeit haben, und ich werde mich gerne auf Ihren Zeitplan einstellen.

Ich danke Ihnen für Ihre Zeit und Ihre Überlegungen. Ich freue mich auf die Möglichkeit der Zusammenarbeit.

Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name] [Ihre Position] [Ihr Unternehmen] [Kontaktinformationen / Unterschrift]

Einleitung für eine Stellenbewerbung

Betreffzeile: Stellenbewerbung: [Ihr Name] - [Positionsbezeichnung]

Sehr geehrte/r Personalverantwortliche/r,

Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut erreicht. Mein Name ist [Ihr Name], und ich schreibe Ihnen, um mein Interesse an der [Positionsbezeichnung] bei [Name des Unternehmens] zu bekunden. Mit [Anzahl] Jahren Erfahrung in [relevanter Bereich] bin ich zuversichtlich, dass ich zum Erfolg Ihres Teams beitragen kann.

In meiner vorherigen Position bei [vorheriges Unternehmen] habe ich erfolgreich [Hervorhebung der wichtigsten Errungenschaft oder Verantwortung]. Ich fühle mich besonders von [Name des Unternehmens]'s innovativem Ansatz in [Bestimmte Branche/Bereich] angezogen und würde mich freuen, Teil Ihres dynamischen Teams zu werden.

Ich habe Ihnen meinen Lebenslauf zur Durchsicht beigefügt. Ich würde mich freuen, mit Ihnen zu besprechen, inwieweit meine Fähigkeiten und Qualifikationen mit den Anforderungen der Stelle übereinstimmen. Bitte lassen Sie mich wissen, ob Sie einen Termin für einen Anruf oder ein Treffen vereinbaren können.

Vielen Dank, dass Sie meine Bewerbung berücksichtigt haben. Ich freue mich auf die Möglichkeit, bei [Name des Unternehmens] einzusteigen und zum weiteren Erfolg des Unternehmens beizutragen.

Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name] [Kontaktinformationen / Unterschrift]

Einleitung für eine Kaltakquise per E-Mail

Betreffzeile: Einleitung: [Ihr Name] - [Grund der Kontaktaufnahme]

Sehr geehrter [Name des Empfängers],

Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut erreicht. Mein Name ist [Ihr Name], und ich wende mich an Sie von [Ihr Unternehmen]. Ich bin vor kurzem auf Ihre Arbeit in [Bestimmtes Gebiet/Branche] gestoßen und war von Ihrem Fachwissen und Ihren Leistungen beeindruckt.

Wir bei [Ihr Unternehmen] sind spezialisiert auf [Beschreiben Sie kurz die Dienstleistungen/Produkte Ihres Unternehmens]. Ich bin der Meinung, dass unsere [Spezifische Dienstleistung/Produkt] für Ihr Unternehmen von großem Wert sein und Ihnen helfen könnte, [Vorteile zu erzielen oder ein Problem zu lösen]. Ich würde gerne mit Ihnen besprechen, wie wir zusammenarbeiten und Ihre Ziele unterstützen können.

Wenn Sie Zeit haben, würde ich mich freuen, wenn Sie einen Termin für ein Gespräch oder eine Besprechung mit mir vereinbaren könnten. Bitte teilen Sie mir mit, wann Sie Zeit haben, und ich werde mich gerne auf Ihren Zeitplan einstellen.

Vielen Dank, dass Sie diese Möglichkeit in Betracht ziehen. Ich freue mich auf die Möglichkeit der Zusammenarbeit.

Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name] [Ihre Position] [Ihr Unternehmen] [Kontaktinformationen Unterschrift]

Denken Sie daran, diese Beispiele an Ihre spezielle Situation anzupassen, um sicherzustellen, dass die Einleitung auf den Empfänger und den Zweck Ihrer E-Mail zugeschnitten ist.

Wie man sich in einer E-Mail vorstellt, wenn man ein Projekt übernimmt

Hier sind 3 Beispiele dafür, wie Sie sich in einer E-Mail vorstellen, wenn Sie ein Projekt übernehmen:

Stellen Sie sich als neue/r Projektleiter/in vor

Betreffzeile: Einführung: Neuer Projektleiter - [Projektname]

Liebes Team,

Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut erreicht. Mein Name ist [Ihr Name], und ich freue mich, dem Team als neuer Projektleiter für [Projektname] beizutreten. Ich weiß, dass ich die Nachfolge von [Name des vorherigen Projektleiters] antrete, und ich möchte Ihnen versichern, dass ich mich dafür einsetzen werde, die bisher erzielten Fortschritte fortzusetzen.

Ich verfüge über [Anzahl] Jahre Erfahrung in [Relevanter Bereich] und habe in der Vergangenheit ähnliche Projekte erfolgreich geleitet. Ich bin zuversichtlich, dass wir gemeinsam unsere Projektziele erreichen und ein erfolgreiches Ergebnis erzielen können.

In den kommenden Tagen werde ich die Projektdokumentation, die Meilensteine und den Zeitplan prüfen. Ich würde mich freuen, wenn ich die Gelegenheit bekäme, mich mit jedem von Ihnen einzeln zu treffen, um ein besseres Verständnis für Ihre Aufgaben und Beiträge zu dem Projekt zu gewinnen. Bitte lassen Sie mich wissen, wann Sie Zeit haben, und ich werde einen entsprechenden Termin vereinbaren.

Ich freue mich darauf, mit Ihnen allen zusammenzuarbeiten und unser gemeinsames Fachwissen zu nutzen, um dieses Projekt zum Erfolg zu führen. Wenn Sie unmittelbare Fragen oder Bedenken haben, können Sie sich gerne an mich wenden.

Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name] [Projektleiter] [Kontaktinformationen / Unterschrift]

Stellen Sie sich als neue/r Projektmanager/in vor

Betreffzeile: Einführung: Neuer Projektleiter - [Projektname]

Sehr geehrtes [Projektteam],

Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut erreicht. Mein Name ist [Ihr Name], und ich freue mich, dem Team als neuer Projektmanager für [Projektname] beizutreten. Mir ist klar, dass ich diese Rolle nach [Name des vorherigen Projektleiters] übernehme, und ich bin bestrebt, den Schwung des Projekts beizubehalten.

Mit [Anzahl] Jahren Erfahrung im Projektmanagement habe ich erfolgreich funktionsübergreifende Teams geleitet und komplexe Projekte fristgerecht und innerhalb des Budgets abgeschlossen. Ich bin zuversichtlich, dass meine Fähigkeiten und mein Fachwissen zum weiteren Erfolg dieses Projekts beitragen werden.

In den kommenden Tagen werde ich den Projektplan, die Meilensteine und die zu erbringenden Leistungen überprüfen. Ich würde gerne eine Teamsitzung anberaumen, um mich vorzustellen, unmittelbare Prioritäten zu besprechen und auf Ihre Fragen oder Bedenken einzugehen. Bitte teilen Sie mir mit, wann Sie Zeit haben, und ich werde einen Termin vereinbaren, der für alle Beteiligten passt.

Ich freue mich darauf, mit jedem von Ihnen zusammenzuarbeiten und unsere gemeinsamen Stärken zu nutzen, um unsere Projektziele zu erreichen. Wenn Sie Fragen haben oder Unterstützung benötigen, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren.

Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name] [Projektleiter] [Kontaktinformationen / Unterschrift]

Stellen Sie sich als neues Mitglied des Projektteams vor

Betreffzeile: Einführung: Neues Projektteammitglied - [Projektname]

Sehr geehrtes [Projektteam],

Ich hoffe, diese E-Mail erreicht Sie gut. Mein Name ist [Ihr Name], und ich freue mich, dem Team des Projekts [Projektname] als neues Mitglied beizutreten. Ich freue mich darauf, mit meinen Fähigkeiten und meinem Fachwissen zum Erfolg des Projekts beizutragen.

Mit [Anzahl] Jahren Erfahrung in [Relevanter Bereich] habe ich an ähnlichen Projekten gearbeitet und kenne die Herausforderungen und Möglichkeiten, auf die wir stoßen könnten, genau. Ich bin zuversichtlich, dass wir gemeinsam unsere Projektziele erreichen und hervorragende Ergebnisse liefern können.

Ich freue mich darauf, mit jedem von Ihnen zusammenzuarbeiten und von Ihrem Fachwissen zu lernen. Ich bin davon überzeugt, dass offene Kommunikation und Teamarbeit für den Projekterfolg unerlässlich sind, und ich setze mich dafür ein, ein positives und produktives Arbeitsumfeld zu schaffen.

Wenn Sie spezielle Informationen zur Einarbeitung oder zum Projekt haben, die für mich hilfreich wären, können Sie sie mir gerne mitteilen. Ich bin sehr daran interessiert, mich schnell einzuarbeiten und einen effektiven Beitrag zu leisten.

Ich danke Ihnen für die herzliche Begrüßung und freue mich darauf, diese Projektreise mit Ihnen allen anzutreten.

Mit freundlichen Grüßen, [Ihr Name] [Mitglied des Projektteams] [Kontaktinformationen / Unterschrift]

Denken Sie daran, diese Beispiele auf Ihr spezifisches Projekt und die Dynamik Ihres Teams abzustimmen. Wenn Sie sich klar und freundlich vorstellen, können Sie eine positive Arbeitsbeziehung zu Ihren Kollegen aufbauen und die Voraussetzungen für eine erfolgreiche Projektzusammenarbeit schaffen.

Was ist die ideale Länge für eine E-Mail-Einführung?

Die ideale Länge für eine E-Mail-Einleitung ist kurz und prägnant. Sie sollte genügend Informationen enthalten, um sich selbst vorzustellen, den Zweck Ihrer E-Mail zu nennen und das Interesse des Empfängers zu wecken, ohne dabei unnötige Details zu nennen oder den Leser zu überwältigen. Streben Sie eine Länge von etwa 3-5 Sätzen oder 100-150 Wörtern an. Denken Sie daran, dass Kürze der Schlüssel zu einer E-Mail-Einführung ist, um die Zeit des Empfängers zu respektieren und sicherzustellen, dass Ihre Nachricht klar und leicht verdaulich ist.

Ist es wichtig, eine Signatur am Ende einer E-Mail-Einführung einzufügen?

Ja, es ist wichtig, eine Unterschrift am Ende einer E-Mail-Einleitung. Eine Signatur enthält wichtige Kontaktinformationen und verleiht Ihrer E-Mail einen professionellen Touch. Sie enthält in der Regel Ihren vollständigen Namen, Ihre Berufsbezeichnung, den Namen Ihres Unternehmens und relevante Kontaktinformationen wie Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Eine Signatur erleichtert dem Empfänger die Kontaktaufnahme mit Ihnen und stellt sicher, dass er alle notwendigen Informationen hat, um zu antworten oder nachzufassen. Außerdem ist eine gut gestaltete Unterschrift Ihre Glaubwürdigkeit erhöhen und einen positiven Eindruck beim Empfänger hinterlassen.

Dos und Don'ts bei E-Mail-Einführungen

Dos von E-Mail-Einführungen

1. Schneiden Sie Ihre Einleitung auf den Empfänger zu: Nehmen Sie sich die Zeit, den Hintergrund, die Interessen und die Bedürfnisse des Empfängers zu recherchieren und zu verstehen. Passen Sie Ihre E-Mail an, um zu zeigen, dass Sie Ihre Hausaufgaben gemacht haben und dass Sie seine Zeit und Aufmerksamkeit zu schätzen wissen.
2. Machen Sie es kurz und bündig: Nehmen Sie Rücksicht auf die Zeit des Empfängers und fassen Sie sich kurz und bündig. Teilen Sie mit, wer Sie sind, warum Sie sich melden, und geben Sie alle relevanten Informationen, ohne den Empfänger mit unnötigen Details zu überfordern.
3. Heben Sie relevante Erfahrungen und Errungenschaften hervor: Stellen Sie Ihr Fachwissen und Ihre Leistungen heraus, die für die Interessen oder Bedürfnisse des Empfängers relevant sind. Dies trägt zu Ihrer Glaubwürdigkeit bei und zeigt den Wert, den Sie in das Gespräch einbringen können.

Gepflogenheiten bei E-Mail-Einführungen

1. Überladen Sie nicht mit unnötigen Informationen: Vermeiden Sie es, den Empfänger mit einer übermäßig langen oder detaillierten Einleitung zu überfordern. Beschränken Sie sich auf die wesentlichen Informationen und heben Sie sich die zusätzlichen Details für weitere Gespräche oder Folge-E-Mails auf.
2. Verwenden Sie keine allgemeinen Vorlagen oder Sprachen: Vermeiden Sie generische E-Mail-Vorlagen oder eine Sprache, der es an Personalisierung fehlt. Stimmen Sie Ihre Einleitung auf den Empfänger ab und machen Sie sie echt und authentisch.
3. Vergessen Sie nicht zu korrigieren und zu polieren: Lesen Sie Ihre E-Mail immer Korrektur, bevor Sie sie abschicken. Achten Sie auf grammatikalische Fehler, Tippfehler oder Formatierungsprobleme. Eine gut aufpolierte E-Mail zeigt Ihre Liebe zum Detail und Ihre Professionalität.

Wenn Sie diese Regeln beachten, können Sie sicherstellen, dass Ihre E-Mail-Einführungen effektiv, professionell und ansprechend sind. Denken Sie daran, dass eine gut formulierte Einleitung den Grundstein für erfolgreiche Geschäftsbeziehungen und -möglichkeiten legen kann.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Beherrschung der Kunst, sich in einer E-Mail vorzustellen, eine wertvolle Fähigkeit für Fachleute im Bereich der Geschäftsentwicklung ist. Wenn Sie die Expertentipps in diesem Artikel befolgen, können Sie einen starken ersten Eindruck hinterlassen, Beziehungen aufbauen und Türen zu neuen Möglichkeiten öffnen. Denken Sie daran, Ihre Einleitung auf den Empfänger zuzuschneiden, sie kurz und klar zu halten und Ihre relevanten Erfahrungen und Leistungen hervorzuheben. Achten Sie außerdem auf die Gebote und Verbote bei E-Mail-Einführungen, um Professionalität und Effektivität zu gewährleisten. Mit diesen Strategien im Hinterkopf können Sie sich selbstbewusst in einer E-Mail vorstellen und Ihre Fähigkeiten zur Geschäftsentwicklung verbessern, um bei Ihren beruflichen Bemühungen erfolgreich zu sein.

Abschließende Überlegungen

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Quellen

1. https://pressbooks.pub/businesswriting/chapter/20-5-pragmatic-functions/
2. https://www.linkedin.com/pulse/emails-relationship-builder-work-pragya-dubey-gosje?trk=public_post_main-feed-card_feed-article-content
3. https://hbr.org/2022/08/a-simple-way-to-introduce-yourself