Im digitalen Zeitalter ist das Unterschreiben und Versenden wichtiger Dokumente nur ein paar Klicks entfernt. Ein beliebtes Tool, das die Art und Weise, wie wir Papierkram handhaben, revolutioniert hat, ist DocuSign. Egal, ob Sie berufstätig oder Unternehmer sind oder Dokumente elektronisch unterschreiben müssen, das Erlernen von DocuSign spart Ihnen Zeit und Ärger. Dieses benutzerfreundliche Tutorial führt Sie durch die sichere und mühelose Verwaltung von wichtigem Papierkram.
Was ist DocuSign?
DocuSign ist eine Software für elektronische Unterschriften die es Benutzern ermöglicht, Dokumente elektronisch zu unterschreiben, zu versenden und zu verwalten. Sie macht das Drucken, Scannen und Versenden von Dokumenten überflüssig und ist damit eine bequeme und zeitsparende Lösung für Unternehmen und Privatpersonen.
Mit DocuSign können Sie Dokumente elektronisch unterschreiben, Unterschriften von anderen anfordern und den Fortschritt Ihrer Dokumente in Echtzeit verfolgen. Es bietet eine sichere und rechtsverbindliche Weg, um wichtigen Papierkram zu erledigen und sicherzustellen, dass Ihre Dokumente während des gesamten Prozesses sicher und geschützt sind.
Wie man DocuSign benutzt
Wenn es um die Verwendung von DocuSign geht, ist es wichtig, den Unterzeichnungsprozess zu verstehen. DocuSign bietet eine sichere und bequeme Möglichkeit, Dokumente elektronisch zu unterschreiben, wodurch die Notwendigkeit physischer Unterschriften oder des Druckens und Scannens von Dokumenten entfällt.
Schritt 1: Ein Konto erstellen
Der erste Schritt, um DocuSign zu nutzen, ist die Erstellung eines Kontos. Besuchen Sie die DocuSign-Website und klicken Sie auf "Sign Up". Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein und erstellen Sie ein Passwort. Sobald dies geschehen ist, erhalten Sie Zugang zu Ihrem DocuSign-Konto.
Schritt 2: Hochladen Ihres Dokuments
Nachdem Sie sich bei Ihrem DocuSign-Konto angemeldet haben, werden Sie zur Startseite weitergeleitet. Um mit der Nutzung von DocuSign zu beginnen, laden Sie das Dokument hoch, das Sie unterschreiben oder versenden möchten. Klicken Sie auf "Neu" und wählen Sie dann je nach Bedarf "Ein Dokument senden" oder "Ein Dokument unterschreiben". Sie können ein Dokument von Ihrem Computer oder einem Cloud-Speicher hochladen oder Sie können aus den bereits in DocuSign verfügbaren Vorlagen wählen.
Schritt 3: Hinzufügen von Empfängern und Unterschriftsfeldern
Als nächstes müssen Sie Ihrem Dokument Empfänger hinzufügen. Geben Sie die E-Mail-Adressen der Personen ein, die das Dokument unterschreiben sollen. Sie können auch die Reihenfolge festlegen, in der die Empfänger unterschreiben sollen. Nachdem Sie die Empfänger hinzugefügt haben, ziehen Sie die Unterschriftsfelder einfach per Drag & Drop auf das Dokument, wo sie unterschreiben sollen. DocuSign bietet anpassbare Felder wie Unterschrift, Initialen, Datum und Textfelder, um die Anforderungen Ihres Dokuments zu erfüllen.
Schritt 4: Anpassen der E-Mail-Nachricht und Optionen
Vor dem Versand des Dokuments können Sie die E-Mail-Nachricht, die an die Empfänger gesendet wird, anpassen. Sie können auch zusätzliche Optionen auswählen, wie z. B. das Festlegen von Signier-Erinnerungen, das Zulassen der Delegierung an andere und das Hinzufügen eines Ablaufdatums. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Mehr" in der oberen rechten Ecke, um auf die Optionen zuzugreifen.
Schritt 5: Senden oder Unterschreiben des Dokuments
Sobald Sie die E-Mail-Nachricht und die Optionen angepasst haben, können Sie das Dokument versenden oder unterschreiben. Um das Dokument zu versenden, klicken Sie als Absender auf "Senden". Die Empfänger erhalten eine E-Mail mit einem Link, über den sie das Dokument aufrufen und elektronisch unterzeichnen können. Als Empfänger öffnen Sie die E-Mail und klicken auf den Link, um das Dokument zu unterzeichnen. Sie können das Dokument mit der Maus, dem Touchscreen oder durch Hochladen einer gescannten Kopie Ihrer Unterschrift unterzeichnen.
Schritt 6: Verfolgen und Verwalten des Dokuments
Nachdem das Dokument versendet oder unterschrieben wurde, können Sie seinen Fortschritt verfolgen und es von Ihrem DocuSign-Konto aus verwalten. Sie können sehen, wer das Dokument unterschrieben hat, wann er es unterschrieben hat und ob es noch ausstehende Unterschriften gibt. Sie können auch Erinnerungen an Empfänger senden, die noch nicht unterzeichnet haben, und eine Kopie des unterzeichneten Dokuments für Ihre Unterlagen herunterladen.
Bearbeitungsoptionen für Überprüfung und Vorschau
Vor dem Versenden oder Signieren des Dokuments ist es wichtig, die verfügbaren Bearbeitungsoptionen zu prüfen und in der Vorschau anzuzeigen. DocuSign ermöglicht es Ihnen, bei Bedarf Änderungen am Dokument vorzunehmen, bevor es fertiggestellt wird.
Um die Bearbeitungsoptionen zu überprüfen und in der Vorschau anzuzeigen, können Sie auf die Schaltfläche "Überprüfen und bearbeiten" in der oberen rechten Ecke des Bildschirms klicken. Daraufhin wird ein Menü geöffnet, in dem Sie das Dokument bearbeiten, zusätzliche Felder oder Empfänger hinzufügen, die Unterschriftsreihenfolge ändern oder andere notwendige Änderungen vornehmen können.
Für die Bearbeitung des Dokuments können Sie die verschiedenen von DocuSign bereitgestellten Bearbeitungswerkzeuge verwenden. Mit diesen Werkzeugen können Sie dem Dokument Text, Bilder, Häkchen oder andere Anmerkungen hinzufügen. Sie können auch die Größe oder Position der Unterschriftsfelder, Initialenfelder oder anderer Felder nach Bedarf ändern.
Sobald Sie alle erforderlichen Änderungen vorgenommen haben, können Sie das Dokument in der Vorschau anzeigen, um sicherzustellen, dass alles korrekt ist. Mit der Vorschaufunktion können Sie das Dokument so sehen, wie die Empfänger es sehen werden. Dies ist ein entscheidender Schritt, um sicherzustellen, dass das Dokument genau so aussieht, wie es soll, und dass alle Felder und Informationen an der richtigen Stelle sind.
Wenn Sie weitere Änderungen vornehmen müssen, können Sie zu den Bearbeitungsoptionen zurückkehren und die erforderlichen Änderungen vornehmen. Wenn Sie mit dem Dokument zufrieden sind, können Sie es wie in Schritt 5 beschrieben versenden oder unterschreiben.
Wie kann ich das Unterschriftsfeld auf DocuSign anpassen?
DocuSign bietet eine Vielzahl von Optionen zur das Signaturfeld nach Ihren Feld nach Ihren Bedürfnissen anzupassen. Durch die Anpassung des Signaturfeldes können Sie sicherstellen, dass es mit Ihrer Marke übereinstimmt und die allgemeine Benutzererfahrung verbessert. Hier sind die Schritte zum Anpassen des Signaturfeldes auf DocuSign:
- Melden Sie sich bei Ihrem DocuSign-Konto an: Gehen Sie zur DocuSign-Website und melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an.
- Wählen Sie das Dokument aus: Wählen Sie das Dokument, dem Sie ein benutzerdefiniertes Signaturfeld hinzufügen möchten. Um das Dokument hochzuladen, klicken Sie auf die Schaltfläche "Hochladen", falls noch nicht geschehen.
- Greifen Sie auf das Unterschriftsfeld zu: Wählen Sie das Dokument aus und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Unterschreiben" am oberen Rand der Seite. Dadurch werden die Optionen für das Signaturfeld geöffnet.
- Anpassen des Signaturfeldes: In den Optionen für das Unterschriftsfeld können Sie aus verschiedenen Anpassungsmöglichkeiten wählen. Hier sind einige wichtige Optionen, die Sie ändern können:
- A) Unterschriftsstil: Wählen Sie die Art der Signatur, die Sie verwenden möchten. DocuSign bietet drei Optionen - Zeichnen, Tippen oder Hochladen. Sie können die Option wählen, die Ihren Wünschen am besten entspricht.
- B) Unterschrift Schriftart: Passen Sie den Schriftstil und die Größe Ihrer Unterschrift an.
- C) Unterschriftsfarbe: Wählen Sie die Farbe der Unterschriftstinte passend zu Ihrer Marke oder Ihren persönlichen Vorlieben.
- D) Platzierung der Unterschrift: Ziehen Sie das Unterschriftsfeld per Drag & Drop an die gewünschte Stelle im Dokument.
- Änderungen speichern und übernehmen: Passen Sie das Unterschriftsfeld wie gewünscht an und speichern Sie die Änderungen, indem Sie auf "Speichern" oder "Änderungen übernehmen" klicken.
- Vorschau des Unterschriftsfeldes: Vor der Fertigstellung des Dokuments ist es wichtig, eine Vorschau zu erstellen, wie das Unterschriftsfeld bei den Empfängern aussehen wird. So stellen Sie sicher, dass die Anpassung korrekt vorgenommen wird und das Unterschriftenfeld mit Ihrem Branding übereinstimmt.
- Nehmen Sie bei Bedarf weitere Anpassungen vor: Wenn Sie das Unterschriftsfeld weiter anpassen möchten, rufen Sie die Anpassungsoptionen erneut auf und ändern Sie sie nach Bedarf. Nehmen Sie sich Zeit, um sicherzustellen, dass das Unterschriftsfeld genau Ihren Vorstellungen entspricht, bevor Sie fortfahren.
- Senden oder unterschreiben Sie das Dokument: Sobald Sie mit der Anpassung des Signaturfeldes zufrieden sind, können Sie das Dokument an die Empfänger senden oder es selbst unterschreiben. DocuSign bietet Optionen zum Versenden des Dokuments per E-Mail oder über andere Methoden, je nach Ihren Präferenzen.
Schlussfolgerung
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass DocuSign in unserem digitalen Zeitalter zu einem Wendepunkt geworden ist, der den Umgang mit Dokumenten verändert hat. Seine benutzerfreundliche Plattform rationalisiert den Unterzeichnungsprozess und macht das Drucken, Scannen und Versenden überflüssig. Mit DocuSign können Sie Dokumente sicher verwalten, vom Hinzufügen von Empfängern und Unterschriftsfeldern bis hin zur Anpassung von Nachrichten und der Verfolgung des Fortschritts. Die Möglichkeit, Unterschriftsfelder zu überprüfen, zu bearbeiten und anzupassen, fügt eine Ebene der Personalisierung hinzu. Nutzen Sie DocuSign, um Ihren Papierkram zu vereinfachen, Zeit zu sparen und einen sicheren, effizienten Umgang mit Dokumenten für alle Ihre beruflichen und privaten Bedürfnisse zu gewährleisten.
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Quellen
- https://www.docusign.com/esignature/document-signing-software
- https://www.rocketlawyer.com/business-and-contracts/business-operations/contract-management/legal-guide/are-digital-signatures-legally-binding
GB
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