Lernen Sie die Kunst des elektronischen Signierens von Dokumenten mit unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung. Unterschreiben Sie Dokumente mühelos und sicher mit unseren Expertentipps!

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Ein Dokument elektronisch unterschreiben: Schritt für Schritt

September 2023

Die Fähigkeit, Dokumente elektronisch zu unterzeichnen, ist für Geschäftsleute im modernen digitalen Zeitalter unerlässlich geworden. Vorbei sind die Zeiten, in denen Dokumente ausgedruckt, unterschrieben und gescannt werden mussten. Sie können jetzt ein Dokument mit wenigen Klicks elektronisch unterzeichnen, was Ihnen Zeit spart und Ihre Geschäftsabläufe rationalisiert. In diesem Artikel erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie Dokumente sicher online unterzeichnen können. So können Sie unabhängig von Ihrer Erfahrung im Geschäftsleben die Nase vorn haben und Ihre Arbeitsabläufe rationalisieren.

Was ist eine elektronische Signatur (E-Signatur)?

Eine handschriftliche Unterschrift, die zur Unterzeichnung elektronischer Dokumente verwendet werden kann, wird als elektronische Signatur (esignature) bezeichnet. Sie dient als sicherer, rechtsverbindlicher Mechanismus zur Authentifizierung der Identität des Unterzeichners und seiner Absicht, das Dokument zu unterzeichnen. Elektronische Signaturen können auf verschiedene Arten erstellt werden, von der Eingabe eines Namens bis hin zu Zeichnen einer Unterschrift auf einem Touchscreen oder mit einem digitalen Signatur-Pad.

Der Einsatz dieser Methoden ist in Branchen wie dem Finanz-, Immobilien-, Gesundheits- und Rechtswesen weit verbreitet, da sie dazu dienen, Prozesse zu beschleunigen, papierbasierte Transaktionen zu reduzieren und die betriebliche Effizienz zu optimieren.

Das Gesetz über elektronische Signaturen im globalen und nationalen Handel (ESIGN) Act, der Electronic Transactions Act und die Verordnung über elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste (eIDAS) sind nur einige der internationalen Gesetze und Vorschriften, die für elektronische Signaturen gelten. Diese Verordnungen gewährleisten, dass elektronische Signaturen geschützt und ebenso rechtsverbindlich sind wie herkömmliche schriftliche Unterschriften, indem sie ihnen Rechtsgültigkeit und Durchsetzbarkeit verleihen.

Wie funktioniert die elektronische Signatur?

Bei elektronischen Signaturen wird eine verschlüsselte Technologie verwendet, um sowohl die Identität des Unterzeichners als auch das zu unterzeichnende Dokument zu schützen. Ein eindeutiger digitaler Fingerabdruckoder Hash, wird erstellt und einem Dokument hinzugefügt, wenn es elektronisch signiert wird. Mit Hilfe dieses Hashes werden alle Änderungen, die nach der Unterschrift an dem Dokument vorgenommen werden, erkannt, so dass Manipulationen verhindert werden.

Digitale Zertifikate, SMS-Verifizierung und E-Mail-Authentifizierung sind nur einige der zusätzlichen Methoden, mit denen die Identität des Unterzeichners überprüft werden kann. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die unterzeichnende Person diejenige ist, die sie vorgibt zu sein, und dass ihr Wunsch zu unterzeichnen aufgezeichnet wird.

Unternehmen können ihre Effizienz steigern, indem sie Verfahren rationalisieren, papierbasierte Transaktionen reduzieren und sichere und effektive elektronische Signaturen einführen. Unternehmen können von der Integration dieser Technologie in ihre Geschäftsabläufe profitieren, da sie eine rechtsverbindliche Möglichkeit zur Unterzeichnung von Dokumenten bietet.

Elektronische Unterzeichnung eines Dokuments

Elektronische Signaturen bieten eine bequeme und sichere Möglichkeit, Dokumente zu unterzeichnen, ohne dass physische Kopien oder persönliche Treffen erforderlich sind. Im Folgenden wird Schritt für Schritt erklärt, wie man ein Dokument elektronisch signiert:

Wählen Sie ein Tool zur Erstellung elektronischer Signaturen: Es gibt verschiedene Online-Tools für die Erstellung elektronischer Signaturen, z. B. Adobe Reader, Signnow, Windows, Words und Artlogo. Wählen Sie ein Tool, das benutzerfreundlich ist und Ihren Anforderungen entspricht.
Registrieren Sie sich für ein Konto: Nachdem Sie ein Signaturerstellungstool Ihrer Wahl ausgewählt haben, erstellen Sie ein Konto, indem Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und alle anderen erforderlichen Angaben eingeben.
Laden Sie das Dokument hoch: Verwenden Sie das Tool zur Signaturerstellung, um das zu signierende Dokument hochzuladen. Dazu klicken Sie in der Regel auf die Schaltfläche "Hochladen" oder "Datei auswählen" und wählen das Dokument von Ihrem Computer oder Cloud-Speicher aus. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm, bis Sie den nächsten Schritt erreichen.
Erstellen Sie Ihre Signatur: Nutzen Sie das Tool zur Erstellung von Unterschriften zum Erstellen und Anpassen Ihrer Signatur. Je nach Tool können Sie Ihre Unterschrift entweder mit der Maus oder einem Touchscreen zeichnen oder ein Bild Ihrer bestehenden Unterschrift hochladen.
Platzieren Sie Ihre Signatur auf dem Dokument: Nachdem Sie Ihre Unterschrift erstellt haben, verwenden Sie das Werkzeug zur Erstellung von Unterschriften, um sie an der richtigen Stelle des Dokuments anzubringen. Falls erforderlich, können Sie auch weitere Details wie Daten und Initialen hinzufügen.
Überprüfen und abschließen: Bevor Sie das Dokument abschließen, überprüfen Sie es, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Felder ordnungsgemäß ausgefüllt sind und dass die Unterschrift korrekt erscheint. Nehmen Sie alle notwendigen Änderungen oder Anpassungen vor, bevor Sie fortfahren.
Schließen Sie das Dokument ab und speichern Sie es: Wenn Sie mit dem Dokument und der Platzierung der Unterschrift zufrieden sind, schließen Sie es ab, indem Sie eine Kopie speichern. Die meisten Werkzeuge für elektronische Signaturen ermöglichen es Ihnen, das Dokument als PDF oder in einem anderen gängigen Dateiformat zu speichern.
Teilen oder senden Sie das Dokument: Je nach Bedarf können Sie das signierte Dokument nun mit anderen teilen oder an die vorgesehenen Empfänger senden. Dies kann per E-Mail, über File-Sharing-Plattformen oder durch die Bereitstellung eines Download-Links geschehen.

Welche Arten von elektronischen Signaturen gibt es?

There are three different kinds of electronic signatures: qualified, advanced, and basic. Basic electronic signatures can be any type of electronic signature, including inputting a name um the conclusion of an email or scanning a handwritten signature. Advanced electronic signatures are more secure and include extra steps, like a digital certificate, to confirm the signatory's identity.

Die sichersten elektronischen Signaturen sind die qualifizierten Signaturen, für die ein digitales Zertifikat erforderlich ist, das von der Regierung ausgestellt wurde und den Unterzeichner authentifiziert. Finanz-, Medizin- und Rechtsdienstleistungen sind nur einige der stark regulierten Bereiche, in denen diese Art von Signaturen regelmäßig zum Einsatz kommt.

Was ist der Unterschied zwischen einer elektronischen Signatur und einer herkömmlichen Unterschrift?

Elektronische Signaturen bieten einen digitalen Ersatz, der online und aus der Ferne geleistet werden kann, während bei herkömmlichen Signaturen ein Dokument physisch mit einem Stift unterzeichnet werden muss. Mit elektronischen Signaturen können Sie Dokumente schneller und einfacher unterschreiben, ohne sie ausdrucken, scannen oder per Post versenden zu müssen. Dank der hohen Sicherheits- und Compliance-Standards können Unternehmen kostspielige und ineffiziente Papierprozesse einsparen.

Die 5 wichtigsten Vorteile der elektronischen Signatur

Zeitsparend

Elektronische Signaturen ermöglichen die schnelle und einfache Unterzeichnung von Dokumenten, Verträgen und Vereinbarungen, ohne dass diese ausgedruckt, gescannt oder per Post verschickt werden müssen. Dies kann Unternehmen wertvolle Zeit sparen und die Produktivität steigern.

Kostengünstig

Indem sie den Bedarf an papierbasierten Transaktionen reduzieren, können Unternehmen Geld für Druck-, Porto- und Lagerkosten sparen.

Sicherheit und Schutz

Elektronische Signaturen bieten ein hohes Maß an Sicherheit und Konformität und gewährleisten, dass Dokumente nicht manipuliert werden und die Identität des Unterzeichners bestätigt wird.

Geschwindigkeit und Bequemlichkeit

Elektronische Unterschriften können online und aus der Ferne geleistet werden, was es für Unternehmen schneller und einfacher macht, Dokumente von jedem Ort der Welt aus zu unterschreiben.

Rechtlich bindend

Elektronische Signaturen haben die gleiche Rechtsgültigkeit wie herkömmliche Unterschriften und sind somit ein sicheres und effektives Mittel zur Unterzeichnung von Dokumenten.

Gibt es einen Unterschied zwischen digitalen und elektronischen Signaturen?

Ja, es gibt einen Unterschied zwischen digitalen und elektronischen Signaturen. Elektronische Signaturen sind zwar eine Form der digitalen Signatur, aber nicht dasselbe. Digitale Signaturen verwenden Datenverschlüsselungstechnologie, um eine zusätzliche Sicherheitsebene zu schaffen, die sicherstellt, dass das Dokument nicht manipuliert oder in irgendeiner Weise verändert wurde.

Sie erfordern auch Integrität durch die Verwendung eines digitalen Zertifikats für die Authentizität der Identität des Unterzeichners. Elektronische Unterschriften hingegen können so einfach sein wie ein gescanntes Bild einer Unterschrift oder ein getippter Name. Sie sind zwar immer noch sicher, bieten aber möglicherweise nicht das gleiche Maß an Schutz wie eine digitale Signatur.

Was ist eine digitale Signatur?

Eine digitale Signatur ist ein elektronisches Symbol, das zur Überprüfung der Authentizität und Integrität eines digitalen Dokuments. Es handelt sich im Wesentlichen um eine elektronische Signatur, die mit einer Kombination aus mathematischen Algorithmen und Verschlüsselungscodes erstellt wird. Digitale Signaturen werden in der Geschäftswelt häufig verwendet, um wichtige Dokumente, Verträge und Vereinbarungen zu authentifizieren.

Wie man eine digitale Signatur erstellt

Wählen Sie einen Anbieter für digitale Signaturen: Recherchieren und wählen Sie einen zuverlässigen Anbieter für digitale Signaturen wie Artlogo der eine sichere Infrastruktur für die Erstellung und Verwaltung digitaler Signaturen bietet.
Erstellen einer digitalen ID: Melden Sie sich beim Anbieter für ein Konto für digitale Signaturen an und geben Sie Ihre grundlegenden Informationen an.
Laden Sie Ihre Unterschrift hoch: Verwenden Sie einen digitalen Stift oder fotografieren Sie Ihre Unterschrift und laden Sie sie bei dem Anbieter der digitalen Signatur hoch.
Passen Sie Ihre Signatur an: Passen Sie die Größe, die Schriftart und die Farbe Ihrer Unterschrift an Ihre Wünsche an.
Überprüfen Sie Ihre Identität: Überprüfen Sie Ihre Identität durch ein sicheres, vom Anbieter der digitalen Signatur definiertes Verfahren.
Fügen Sie Ihre Unterschrift ein: Sobald Ihre Identität überprüft ist, können Sie damit Dokumente erstellen und unterschreiben.
Speichern und weitergeben: Nachdem Sie Ihre Unterschrift eingefügt haben, speichern Sie das Dokument und geben es an die entsprechenden Parteien weiter.
Überprüfen Sie die Echtheit der Unterschrift: Der Anbieter der digitalen Signatur verwendet ein digitales Zertifikat, um die Echtheit Ihrer Unterschrift und des Dokuments zu gewährleisten.
Speichern Sie Ihre Unterschrift: Der Anbieter der digitalen Signatur speichert Ihre Unterschrift sicher für die spätere Verwendung.
Aktualisieren Sie Ihre Signatur: Wenn Sie Ihre Unterschrift aktualisieren müssen, wiederholen Sie einfach die obigen Schritte.

Indem Sie diese einfachen Schritte befolgen, können Sie schnell und einfach Ihre eigene digitale Signatur erstellen, die Ihnen hilft, wichtige Dokumente sicher und effizient zu prüfen und zu unterzeichnen.

Erstellen eines Signaturbildes oder einer Zeichnung

Eine digitale Unterschrift kann auf zwei Arten erstellt werden: durch Scannen Ihrer Handschrift oder durch Zeichnen mit einem digitalen Stift. Unterschreiben Sie einfach ein Stück weißes Papier mit einem dunklen Marker, wenn Sie lieber ein Bild machen möchten, und scannen oder fotografieren Sie es dann. Laden Sie das Bild zum Anbieter der digitalen Unterschrift hoch, nachdem Sie es als JPEG-, PNG- oder PDF-Datei gespeichert haben.

Wenn Sie Ihre Unterschrift lieber zeichnen möchten, können Sie dies mit einem Touchscreen-Gerät und einem digitalen Stift oder Pad tun, um sie einzigartig zu machen. Wenn Sie Ihre Unterschrift fertiggestellt haben, speichern Sie sie als Bild oder verwenden Sie eine Software für digitale Unterschriften, um Dokumente direkt auf Ihrem Gerät digital zu unterschreiben.

Mit den digitalen Unterschriftsdiensten von Artlogo ist es einfach, Ihre Unterschrift hochzuladen, anzupassen und auf Papier zu verwenden, egal ob Sie lieber ein Bild erstellen oder sie von Hand zeichnen. Sie können Dokumente mit Artlogo unterschreiben und wissen, dass Ihre Unterschrift sicher, legitim und rechtlich durchsetzbar ist.

Werden elektronische Signaturen in allen Ländern akzeptiert?

Weltweit werden elektronische Signaturen zunehmend als gültiges Mittel zur Unterzeichnung von Dokumenten akzeptiert. Allerdings gibt es regionale Unterschiede in den Gesetzen und Vorschriften für elektronische Signaturen. In den meisten Ländern gibt es Gesetze, die elektronische Signaturen unter bestimmten Umständen als gleichwertig mit handschriftlichen Signaturen ansehen.

Eine rechtliche Grundlage für die Verwendung elektronischer Signaturen bieten in den Vereinigten Staaten zum Beispiel der Electronic Signatures in Global and National Commerce Act (ESIGN) und der Uniform Electronic Transactions Act (UETA). Mit der eIDAS-Verordnung wurde ein einheitlicher Rechtsrahmen für elektronische Signaturen in der Europäischen Union geschaffen, der deren Legitimität und Rechtskraft garantiert.

Die Verwendung eines digitalen Zertifikats, das von einem unparteiischen Dritten ausgestellt wurde, ist eine der Anforderungen, die einige Länder an elektronische Signaturen stellen. Um die Einhaltung der nationalen Regeln und Vorschriften zu gewährleisten, ist es wichtig, sich von Rechtsexperten oder Regierungsorganisationen in jedem Land beraten zu lassen.

Wie man eine elektronische Signatur kostenlos online erstellt

Hier sind die Schritte, um eine elektronische Signatur kostenlos online zu erstellen:

Wählen Sie ein Werkzeug zur Signaturerstellung: Es gibt mehrere Tools zur Erstellung elektronischer Signaturen, die online verfügbar sind, Artlogo ist am einfachsten und schnellsten zu benutzen.
Registrieren Sie sich für ein Konto: Sobald Sie sich für ein Tool zur Signaturerstellung entschieden haben, melden Sie sich für ein Konto an, indem Sie Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und andere erforderliche Informationen angeben.
Laden Sie das Dokument hoch: Laden Sie das zu signierende Dokument in das Signaturerstellungstool hoch.
Erstellen Sie Ihre Signatur: Verwenden Sie das Werkzeug zur Signaturerstellung zum Erstellen und Anpassen Ihrer Signatur. Sie können Ihre Unterschrift mit der Maus oder einem Touchscreen zeichnen, oder Sie können ein Bild Ihrer Unterschrift hochladen.
Platzieren Sie Ihre Unterschrift: Sobald Ihre Unterschrift erstellt ist, platzieren Sie sie auf dem Dokument, das Sie unterschreiben müssen. Sie können auch andere notwendige Informationen wie Daten und Initialen hinzufügen.
Senden Sie das Dokument: Sobald Sie das Dokument unterzeichnet haben, können Sie es an die andere Partei zur Unterzeichnung oder Genehmigung senden.

Eine schnelle und erschwingliche Lösung zur Automatisierung von Arbeitsabläufen und zur Optimierung von Unternehmensverfahren ist die Erstellung elektronischer Signaturen. Sie bietet eine schnelle, kostengünstige, sichere und zuverlässige Möglichkeit, Dokumente zu unterschreiben. Ziehen Sie den Einsatz elektronischer Signaturen für Ihr Unternehmen in Betracht, falls Sie dies noch nicht getan haben. Wenn Sie daran interessiert sind zu lernen wie man eine digitale Signatur erstelltsehen Sie sich unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung an.

Was ist ein elektronisches Siegel (E-Siegel)?

Neben der elektronischen Signatur gibt es auch die Möglichkeit, elektronische Siegel zu verwenden (E-Siegel) zu verwenden, um Ihren digitalen Dokumenten eine zusätzliche Sicherheitsebene zu verleihen. Ein E-Siegel ist das digitale Äquivalent eines herkömmlichen Siegels, das auf Papierdokumenten verwendet wird. Ein eindeutiger Identifikator wird verwendet, um die Echtheit und Unverfälschtheit eines Dokuments zu bestätigen und zu gewährleisten, dass es unangetastet bleibt.

Die Verwendung eines E-Siegels erhöht die Sicherheit digitaler Dokumente durch die Einführung einer zusätzlichen Sicherung gegen mögliche Manipulationen oder Änderungen. Diese erhöhte Sicherheitsmaßnahme erweist sich als besonders vorteilhaft für Einrichtungen, die sensible Informationen, einschließlich Rechts- und Finanzdokumente, verwalten.

Gibt es Risiken bei der Verwendung elektronischer Signaturen?

Die Verwendung elektronischer Signaturen birgt wie jede andere Technologie einige potenzielle Risiken. Bei ordnungsgemäßer Verwendung können elektronische Signaturen tatsächlich eine sicherere Alternative zu herkömmlichen Papierunterschriften darstellen.

Die Möglichkeit des Betrugs oder der Manipulation ist eine Sorge. Eine Unterschrift oder ein Dokument könnte möglicherweise verändert werden, wenn jemand unrechtmäßigen Zugang dazu hat. Deshalb ist es wichtig, einen etablierten Anbieter von elektronischen Signaturen zu wählen, der Verschlüsselungs- und Authentifizierungstechniken einsetzt, um illegalen Zugriff zu verhindern und die Gültigkeit der Signatur zu garantieren.

Schlussfolgerung

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass die Effizienz und Sicherheit Ihrer Dokumentenabläufe und -ablage durch den Einsatz elektronischer Signaturen und Siegel erheblich verbessert werden kann. Durch den Einsatz elektronischer Signaturen können Sie Zeit sparen und den physischen Versand von Dokumenten vermeiden. Elektronische Siegel erhöhen die Sicherheit zusätzlich, indem sie die Legitimität Ihrer elektronischen Dokumente verifizieren und Fälschungen verhindern. Die mit elektronischen Signaturen verbundenen Risiken lassen sich durch die Zusammenarbeit mit zuverlässigen Anbietern verringern, die starke Authentifizierungs- und Verschlüsselungsmethoden verwenden. Übernehmen Sie die moderne Praxis des digitalen Signierens von Papieren, um Zeit und Mühe bei Ihren Geschäftsabläufen zu sparen.

Abschließende Überlegungen

Unter Artlogoliefern wir mehr als nur eine Unterschrift - wir bieten jedem digitalen Dokument, das Sie unterschreiben, eine persönliche und unverwechselbare Note. Ganz gleich, ob Sie in der Rechts-, Medizin- oder Finanzwelt tätig sind, unser Unterschriftenservice garantiert ein sicheres Unterschriftserlebnis, das einen bleibenden Eindruck auf Papier und in der digitalen Welt hinterlässt. Geben Sie sich nicht mit einer generischen elektronischen Unterschrift zufrieden, wenn Sie sich mit Artlogo's handschriftlichen Unterschrift Dienstleistung.